Política de Privacidad

OptimPOS es una plataforma y una marca de Codidea Software. El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Christian David Ramírez Montes, persona natural identificada con cédula de ciudadanía 1144067382, que opera bajo el nombre comercial Codidea Software, con domicilio en Calle 29 # 26-36, Cali, Colombia.

Contacto para asuntos de privacidad y datos personales: contact@optimpos.com, también contact@codideasoftware.com, o al teléfono +57 318 539 4418.

Las notificaciones de WhatsApp que se envían con el nombre «OptimPOS» las opera Codidea Software a través de la plataforma oficial WhatsApp Business de Meta.

Esta política aplica a los negocios que usan OptimPOS (los «clientes»), a sus empleados con acceso a la plataforma, a los clientes finales de esos negocios cuyos datos se registran en OptimPOS, y a las personas que visitan este sitio o nos escriben.

• Responsable: Codidea Software es responsable de los datos de registro y cuenta de los negocios y de los datos recogidos en este sitio web.
• Encargado: respecto a los datos de los clientes finales (por ejemplo, nombre, teléfono y citas) que cada negocio registra, el negocio es el responsable y Codidea Software actúa como encargado, tratándolos solo para prestar el servicio y según sus instrucciones.

• Registro y cuenta: nombre, nombre del negocio, correo electrónico, teléfono y contraseña (guardada solo como hash irreversible).
• Operación del negocio: ventas, productos, inventario, compras, caja, gastos, deudas, empleados, reportes y configuración.
• Clientes finales: los datos que el negocio decide registrar, como nombre, teléfono, correo, historial de citas y compras, y si el cliente autorizó recibir recordatorios por WhatsApp.
• Mensajería de WhatsApp: número de teléfono del destinatario, la plantilla y los datos enviados (por ejemplo, nombre, fecha y hora de la cita), las respuestas del destinatario y los estados de entrega y lectura que informa WhatsApp.
• Pagos de suscripción: los gestiona MercadoPago. OptimPOS no recibe ni guarda números de tarjeta; solo identificadores y estados de la suscripción y del pago.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, registros de actividad y de seguridad, y cookies de sesión estrictamente necesarias.
• Sitio web: los datos que envías en el formulario de contacto o de registro, y la evaluación antiabuso de Google reCAPTCHA.

• Prestar el servicio: crear y administrar la cuenta, operar el punto de venta, la agenda, el inventario y los reportes.
• Enviar a los clientes finales notificaciones de servicio sobre sus citas, cuando el negocio lo tiene habilitado y el cliente lo autorizó.
• Procesar las respuestas a esas notificaciones para confirmar o cancelar la cita correspondiente.
• Gestionar la suscripción, la facturación y los cobros.
• Enviar correos operativos: verificación de cuenta, restablecimiento de contraseña y avisos sobre la suscripción.
• Dar soporte, garantizar la seguridad, prevenir fraude y abuso, y cumplir obligaciones legales.

No vendemos ni alquilamos datos personales, y no usamos los datos de los clientes finales para publicidad propia ni de terceros.

OptimPOS envía notificaciones a través de la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta Platforms, Inc. Para entregar cada mensaje, Meta y WhatsApp LLC reciben el número del destinatario y el contenido del mensaje, y los tratan según sus propios términos y su política de privacidad.

• Solo mensajes de servicio: programación de la cita, recordatorio previo, recordatorio con la dirección y solicitud de opinión después de la visita. OptimPOS no envía mensajes promocionales ni masivos.
• Solo con autorización: el sistema únicamente envía mensajes a clientes que el negocio marcó con autorización para recibir recordatorios por WhatsApp. Obtener y conservar esa autorización es responsabilidad del negocio.
• Identificación del negocio: cada mensaje indica el negocio con el que se agendó la cita. Los negocios pueden enviar desde su propio número o desde el número de OptimPOS, que se identifica en WhatsApp como «OptimPOS».
• Plantillas aprobadas: todos los mensajes iniciados por OptimPOS usan plantillas revisadas y aprobadas por Meta.
• Respuestas: si respondes a un mensaje, por ejemplo para confirmar o cancelar, esa respuesta se registra en la cita.
• Credenciales protegidas: los tokens de acceso a WhatsApp se guardan cifrados (AES-256-GCM) y cada negocio solo puede enviar por el canal que tiene asignado.

Para dejar de recibir estos mensajes, pídeselo al negocio que te atiende o escríbenos a contact@optimpos.com indicando tu número de teléfono. Retiraremos la autorización y no volverás a recibir notificaciones de ese negocio a través de OptimPOS.

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y que tratan los datos por cuenta nuestra o del negocio:

• Meta Platforms, Inc. y WhatsApp LLC: entrega de notificaciones por WhatsApp.
• MercadoPago: cobro de suscripciones.
• Google LLC: reCAPTCHA en los formularios del sitio.
• Proveedores de infraestructura y correo: alojamiento del servidor y la base de datos, y envío de correos operativos.
• Autoridades: cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

Algunos de estos proveedores, en particular Meta, Google y algunos proveedores de infraestructura, pueden tratar datos fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos. Al usar el servicio, y en el caso de los clientes finales al autorizar las notificaciones, se acepta esa transferencia, que se realiza con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección conforme a la Ley 1581 de 2012.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), aislamiento de los datos por negocio, contraseñas guardadas como hash, cifrado de credenciales sensibles, control de acceso por roles y permisos, registros de actividad y copias de seguridad.

• Datos de la cuenta y de operación: mientras la cuenta esté activa y, después, el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables o tributarias.
• Eventos técnicos de WhatsApp (los avisos que envía Meta sobre entregas y respuestas): se eliminan automáticamente a los 30 días, o a los 90 días si quedaron con error.
• Copias de seguridad: se conservan durante un máximo de 30 días.

Como titular de los datos tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales, a solicitar prueba de la autorización otorgada, a revocarla, a ser informado sobre el uso que se les ha dado y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Para ejercerlos escribe a contact@optimpos.com. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles. Si tus datos los registró un negocio que usa OptimPOS, también puedes dirigirte directamente a ese negocio.

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta o de tus datos en cualquier momento. El procedimiento, los plazos y lo que se conserva por obligación legal están en la página de eliminación de datos.

OptimPOS usa cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada y proteger la cuenta. El sitio usa Google reCAPTCHA para prevenir abusos en los formularios. No usamos cookies publicitarias.

OptimPOS está dirigido a negocios y no está pensado para menores de edad. Los negocios no deben registrar datos de menores sin la autorización de su representante legal.

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, lo avisaremos por correo a los negocios registrados.